Путевые листы грузового автомобиля

Расскажем как правильно заполнять путевые листы и какие санкции могут быть за неправильно заполненный путевой лист

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля

Требования к заполнению путевого листа: бланк, оформление, закон

Справка: Начиная с 2013 года, в соответствии с Законом о стандартах бухгалтерского учета №402-ФЗ (6/12-11 г.), существующие до этого, унифицированные бланки путевых листов используют отчасти. В них отсутствуют поля для внесения требуемых обязательных реквизитов, без которых документы первичной отчетности могут счесть ничтожными.
Закон касается бюджетных, коммерческих и некоммерческих организаций, в бухгалтерские обязанности которых входит отчет по расходам ГСМ и налогообложению. Форма путевых листов разрабатывается и утверждается, опираясь на внутренние решения (устав) каждой компании индивидуально.

За основу можно взять типовой бланк путевого листа грузового автомобиля Госкомстата РФ N 4-C, которым пользовались с декабря 1997 года (Постановление №78 (28/11-97 г.)), дополнив его требуемыми полями, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты.

Внимание: Если путевой лист является документом первичной отчетности по ГСМ и налогообложению, организация разрабатывает его самостоятельно. Главное, чтобы отражаемая в нем информация включала сведения, перечисленные в Приказе Минтранса №152 (18/09-08 г.). Данное положение подтверждает Письмо Минфина №03-03-06/2/161 (25/08-09 г.).

Правильное заполнение путевого листа грузового автомобиля

Правильное заполнение п/л означает, что документ содержит сведения, приведенные в Приказе №152. При этом бланк не имеет актуального значения или строгих требований к формату. Важнее информация в путевке, а не вид используемой формы. Типовой и более универсальной считается дополненная госкомстатовская № 4-С.

Приказ Минтранса РФ № 152: Обязательные реквизиты путевого листа грузового ТС

Обязательные сведения, вносимые в путевой лист, перечисленные в Приказе Минтранса № 152 основаны на Законе РФ №259-ФЗ (08/11-07 г.) «Автомобильный Устав». Положение распространяется на юрлиц и ИП.

Требования к юридическим лицам и ИП практически одинаковы. Разница только во вносимых данных о собственнике ТС. Правила касаются не только грузовых автомобилей, но и прочих видов транспортных средств: легковых авто, автобусов, троллейбусов и трамваев. Условно всю информацию можно разделить на 5 основных блоков. Один из которых — порядковый номер путевки, название документа.

Остальные сведения — это данные:

1. Периоде действия п/л
2. Владельце ТС
3. Грузовом автомобиле
4. Водителе

Срок действия путевого листа грузового ТС

Путевой лист оформляют не более чем на сутки. Точнее — на 1 смену. Если предполагается командировка, превышающая этот период, то указывают дату и время окончания срока действия документа.

Какие сведения отражают:

Обратите внимание: прописывать дату, указывая время до минут, не требуется.

Сведения о владельце или собственнике автотранспорта

Для ООО:

Для ИП:

Сведения о грузовом автомобиле (или прочем ТС)

Тип ТС — грузовой автомобиль (наличие прицепа)
Госномер
Показания одометра и время (до минут) выезда транспорта с места парковки
Те же показания после рейса
Время (до минут) прохождения предрейсового техосмотра — отметка контролера состояния автотранспорта

Примечание: Требование (пункт 5) не распространяется на работников экстренных служб. Они могут отправиться на вызов без обязательного прохождения мед- и техконтроля непосредственно перед выездом с места парковки транспорта.

Сведения о владельце или собственнике автотранспорта

Для ООО:

Для ИП:

Заполнение путевого листа грузового автомобиля: порядок и условия оформления

Путевка выписывается на каждое транспортное средство отдельно
Документ оформляют до начала рейса или смены
В случае, когда на одном автомобиле работают посменно, можно оформить два п/л на одно ТС для каждого водителя
Показания одометра, время выезда и возвращения на место стоянки указывает водитель, если он является одновременно ИП
В случае с юрлицом, сведения вносит контролер технического состояния ТС, ответственный за выпуск на линию исправного грузового автомобиля. На эту должность назначают механика, соответствующей квалификации
Необходимы штампы медицинского и технического работника
При посменном графике работы, когда на одно ТС оформляют две путевки, показания одометра до выезда автомобиля со стоянки прописывают в первой. Сведения по возвращении на место парковки — в п/л водителя, работающего последним
Путевые листы 5 лет хранятся в организации, которая является собственником грузового автомобиля.

Образец путевого листа 2021 года

В разъяснительном письме Минтранса №ДЗ/10239-ис (14/05-19 г.) говорится, что стандартная форма бланка путевого листа, в том числе, грузового автомобиля не установлена. Для ведения учета по списанию ГСМ, начислению заработной платы водителю, налогообложения, подтверждения целевого использования ТС и прочих видов бухгалтерской и правовой отчетности можно использовать индивидуально разработанный документ, содержащий обязательные реквизиты. За основной регламент оформления приняты:

1. Приказ Минтранса №152
2. Статья 20 Федерального закона №196-ФЗ (10/12-95 г.)

Приведенные в статье сведения необходимо вносить в путевой лист обязательно. Остальное на усмотрение транспортной компании в зависимости от рода деятельности.

При эксплуатации грузового автомобиля и прочих типов ТС новым требованием является:

1. Отсутствие штампа организации. Ставить печать не требуется.
2. Отсутствие штампов медика и механика. Достаточно подписи с расшифровкой фамилии + инициалы.
3. Срок действия п/л сокращен до суток (рабочий день) или 1 смены. На более длительный период выписывается только при командировках.
4. Выпуском автомобиля на линию занимается лицо, назначенное на должность контролера технического состояния ТС, к которому предъявляются особые квалификационные требования. Он записывает показания одометра, время выезда и приезда на место парковки. Исключением является ИП, совмещающий деятельность водителя.
5. Вместо печатей о прохождении предрейсового и послерейсового медицинского осмотра и подтверждения, что водитель допущен к управлению ТС, достаточно указать (добавить поля) требуемый вид (до или после рейса) медосмотра пройден.